Vous avez pour projet d'organiser une soirée de gala pour votre entreprise, mais vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez dans cet article dédié tous les conseils et astuces pour vous assurer un événement de grande envergure.
Qu'appelle-t-on soirée de gala ?
Une soirée de gala est une occasion exceptionnelle pour célébrer un ou plusieurs événements marquants. Le plus souvent, ce sont des entreprises ou des organisations caritatives qui organisent ce type de soirée pour lever des fonds, marquer la fin de l’année ou encore fêter le lancement d’un nouveau produit…
Les galas sont des événements officiels souvent très formels, beaucoup plus chics qu’un cocktail d’entreprise pour un afterwork ou qu’un team building lors d’un séminaire. L’élégance est de rigueur pendant ce type de soirée. L'objectif principal d’un gala est de faire en sorte que la soirée reste gravée dans les mémoires. Cocktail, dîner, animations… De nombreux facteurs sont à prendre en ligne de compte pour vous assurer une soirée mémorable.
Attention à ne pas confondre un gala et un congrès. Un congrès est une manifestation à portée nationale ou internationale permettant de débattre sur une thématique précise, d’échanger de nouvelles idées ou encore de créer du réseau.
Organiser ce type de réception n’est donc pas une mince affaire. Pour mettre en place un gala marquant et exceptionnel, vous devrez suivre certaines phases incontournables, comme :
La définition de l’objectif de votre soirée.
Le choix du thème.
La mise en place d’animations.
Le choix du lieu ou encore des prestataires comme le traiteur.
Les étapes clés pour organiser une soirée de gala mémorable
Définir un objectif clair pour la soirée
Avant de vous lancer dans l’organisation opérationnelle de votre gala, il va être indispensable de déterminer le but de la soirée afin d’organiser par la suite les choses correctement. Plus simplement, il vous faudra répondre à la question : pourquoi souhaite-t-on organiser un gala ? Célébrer une bonne année avec tous les collaborateurs de votre entreprise, présenter un nouveau service à ses clients, collecter des fonds pour une œuvre caritative, un gala peut être organisé en de nombreuses circonstances et peut prendre une multitude de formes.
En répondant à cette question, vous pourrez ensuite organiser chacune des étapes de votre réception plus facilement tout en restant en accord avec l’objectif établi. Par exemple, pour un gala ayant pour intention de célébrer une bonne année, il sera adéquat de le faire en fin d’année avec tous les collaborateurs dans un lieu hors du commun et de proposer des animations divertissantes comme un concert, c’est l’occasion rêvée pour renforcer la cohésion d’équipe.
Planifier les étapes clés de la mise en place de votre événement
Une fois l’objectif de l’événement déterminé et le budget établi, il est possible de rentrer dans le vif du sujet, l’organisation. En détail, il faudra vous pencher sur :
Le thème de la soirée : on ne le répétera jamais assez, un gala est un moment hors du commun. Il est donc important de choisir un thème original pour marquer vos invités et donner un fil conducteur à votre soirée.
Le lieu de l’événement : le choix du lieu est une étape clé, il aura un impact sur l’organisation générale, mais aussi sur le souvenir que vous laisserez à vos convives. C'est le moment de voir les choses en grand. Découvrez les lieux événementiels de la Côte d’Azur les plus emblématiques
Les animations proposées : suivant vos objectifs, choisissez des animations en cohérence avec les goûts de vos invités. C’est l’occasion de faire vivre un moment exceptionnel à vos convives. Spectacle de magie ou de danse, concert, jeux… Une infinité de possibilités s’offrent à vous.
Les prestataires : traiteur, fleuriste, animateur, serveurs et hôtesses… Choisir les bons prestataires assure le bon déroulement de votre événement.
Les invitations : l’envoi d’invitation est la phase maîtresse pour vous permettre de tenir informer vos convives sur le déroulement de la soirée. Date, thème, dress code, dites en le plus possible à vos invités et donnez-leur l’eau à la bouche.
Comment choisir les prestataires pour votre soirée de gala ?
Trouver les bons prestataires n’est pas une affaire aisée, mais pas d’inquiétude, en suivant quelques astuces, vous trouverez à coup sûr les bons experts. Premièrement, prenez le temps de rencontrer chacun des potentiels prestataires afin de discuter de votre projet et de connaître la valeur ajoutée de leur prestation. Par exemple, le traiteur est un des prestataires phare dans le bon déroulement de votre gala. Ce dernier doit être en mesure de proposer des mets de qualité, originaux et adaptés à vos convives. Vous pouvez demander des dégustations afin de juger de la qualité des plats et vous assurer que le service traiteur est à la hauteur de vos attentes.
Il peut aussi être judicieux de faire fonctionner le bouche-à -oreille, quoi de mieux que l’avis d’une personne ayant organisé un événement pour choisir un prestataire. D’ailleurs, généralement, lors du choix du lieu de réception, les équipes de ce dernier sont capables de vous indiquer les meilleurs prestataires avec qui elles ont l’habitude de travailler.
Il est aussi tout à fait possible de faire appel à des experts vous offrant des solutions clés en main. Par exemple, il existe les Event Venue Finder, des experts en sélection et en choix de lieu de réception. Ou encore les agences de catering événementielle offrant quant à elles des solutions toutes prêtes en gestion de dîner et de cocktail. Service, mise en place des tables, création de mets originaux, les services de catering événementiel s’occupent de tout.
Les équipes de Pavillon traiteur vous conseillent à chacune des étapes de votre projet, bien plus qu’un traiteur, elles vous accompagnent dans la recherche du lieu rêvé et dans la réalisation de toutes vos envies.
Comment gérer les imprévus et garantir que tout se déroule parfaitement ?
La gestion des imprévus est une tâche cruciale lorsque vous êtes chargée d'organiser un gala. Pour vous assurer le moins d’aléas possibles, il faut être conscient que l’organisation est un aspect incontournable. Gérer rigoureusement l’organisation vous permettra de garantir que tous les aspects logistiques du gala sont pris en compte, y compris la restauration, les services de traiteurs, les hôtesses d'accueil et tous les autres détails nécessaires à une soirée réussie.
Lorsque l'on planifie un événement d'une telle envergure, il est essentiel d'être entouré d’une équipe de professionnels compétents et expérimentés pour s'assurer que tout se déroule parfaitement. Par exemple, faire appel à un traiteur haut de gamme vous assurera, en cas de contretemps, de collaborer avec une équipe réactive capable de faire face à tout imprévu.
Avec tous les conseils et astuces vus tout au long de cet article, vous voila enfin prêt à organiser une soirée de gala d’exception.