Vous souhaitez organiser un congrès pour votre entreprise ? Cette tâche peut parfois se révéler difficile quand on ne connaît pas toutes les étapes indispensables à sa préparation. Comment préparer son événement ? Quelle solution pour l’animer ? Comment choisir son traiteur événementiel et quel type de restauration mettre en place ? Nos experts en événementiel répondent à toutes vos questions pour que vous puissiez mettre en place un congrès mémorable, digne de ce nom.
Qu’est-ce qu’un congrès ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est primordial de comprendre ce qu’est un congrès. Un congrès est un événement professionnel à portée nationale ou internationale permettant de débattre sur un sujet, d’échanger et de créer du réseau. Il peut se dérouler sur un ou plusieurs jours. Ce type d’événement est très souvent confondu avec les conférences, une conférence est généralement limitée à un discours et peut être intégrée à un congrès.
Définition du budget, choix du thème, des intervenants, du traiteur événementiel et du lieu, nombre d’invités, communication autour de l’événement, mise en place d’activités ou encore création d’un banquet… Avant d’être au jour J, la mise en place d’un congrès se réalise en plusieurs étapes clés pour rendre cet événement unique. Vous l’aurez donc compris, c'est un long processus d’organisation.
Pour vous aider à visualiser votre événement et à concrétiser votre projet, voici le déroulement possible d’un congrès :
Accueil des participants
Pot d’accueil
Présentation du congrès (programme, intervenants, organisation…)
Interventions et conférences
Discussions et débats
Apéritif et dîner
Bien évidemment, entre les différentes interventions, il est possible d’organiser de petites pauses-café ou encore même différentes activités plus ou moins ludiques suivant le thème de votre congrès.
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Pourquoi est-il important de choisir le lieu idéal pour organiser un congrès?
Le choix de l'emplacement est primordial pour l’organisation d’un congrès, il aura forcément un impact sur l’organisation technique de l’événement, mais aussi sur le souvenir que vous laisserez à vos convives.
Pour proposer un événement unique, plusieurs critères sont à prendre en compte avant de louer un lieu, nos experts en événementiel vous expliquent tout :
La localisation du lieu :
Pour que vos invités puissent aisément se rendre à votre congrès, il est indispensable de sélectionner un endroit facile d’accès et bien desservi. Nous vous recommandons donc de privilégier les villes proches d’un aéroport ou d’une gare. Il peut, d’ailleurs, être intéressant de mettre en place un système de navette pour faciliter la liaison jusqu’au lieu de l’événement. Le petit plus, choisissez un lieu prestigieux pour encore plus marquer les esprits.
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La capacité de la salle :
Généralement, un congrès accueille un très grand nombre de personnes, pour les accueillir dans de bonnes conditions, il est donc important de veiller à la capacité d’accueil de votre emplacement. Nos experts vous recommandent de cibler votre recherche sur les palais des congrès, ils sont adaptés pour recevoir un grand nombre d’invités.
Les équipements :
L’organisation et le bon déroulement d’un congrès demandent toute une organisation technique. Matériel de projection, scène ou encore éclairage, de nombreux équipements sont nécessaires. Lors de votre choix de salle, soyez donc vigilant sur le matériel à disposition.
La modularité des emplacements :
Pour s’adapter à votre programme, il est capital que les emplacements du lieu sélectionné soient modulables et proposent des espaces distincts. Par exemple, une salle de conférence doit pouvoir se transformer en salle de réception. Petite astuce, nous vous conseillons de prévoir une salle de détente plus intime pour les moments de pause.
Comment animer un congrès ?
Faire vivre un congrès est indispensable, il serait dommage de rendre ce moment soporifique et ennuyant. Néanmoins, marquer les esprits demande un peu d’organisation, de préparation et de créativité. Découvrez les meilleurs conseils de nos experts :
Donner du rythme à votre événement : Pour animer un congrès et marquer les esprits, nous vous conseillons de mettre en place une multitude d’activités : conférences, tables rondes, débats, moments de détente… Cette diversité donnera du rythme à votre événement.
Choisir le bon animateur : L’animateur d'un congrès est un élément central, il permet de créer du lien avec l’auditoire, mais aussi de veiller au bon déroulement du congrès.
Mettre en place une scénographie : Pour proposer une expérience unique lors d’un congrès, il est important de stimuler les invités en proposant, par exemple, des passages de musiques ou des jeux de lumière. Cet enchaînement scénographique donnera l’illusion d’un spectacle et interpellera les participants.
Stimuler les sens : bien choisir son traiteur ?
Pour organiser un congrès, il est important de bien choisir son traiteur, pour de nombreux événements comme un séminaire, un team building ou encore plus simplement un repas d’entreprise. Pendant un événement, le repas est un moment de partage qui réunit les participants et marque les esprits.
De nombreuses possibilités s’offrent à vous : banquet assis, organiser un cocktail débout, food-truck, buffet. Nous vous conseillons de choisir une formule correspondant au thème, au standing et aux participants de votre event. Pour vous accompagner dans ce choix, n’hésitez pas à prendre conseil auprès de votre traiteur événementiel. Grâce à son expérience, il pourra vous indiquer le type de repas le plus adapté.
Vous êtes à la recherche du traiteur idéal ? Découvrez Pavillon traiteur, des équipes de professionnels dédiées au bon déroulement de vos événements et à la stimulation de vos papilles. Que ce soit pour un événement professionnel, un repas d’entreprise, un séminaire ou encore un événement de plus grande ampleur comme un congrès, ils pourront vous accompagner à chaque étape de votre projet.